Formularios de perfil, licencia y participante

Este artículo va dirigido a los gestores internos de una entidad deportiva.

Los formularios son el conjunto de campos que tu entidad deportiva configura y agrupa para que los afiliados rellenen su información personal para crear un perfil, dar de alta una licencia o inscribirse en una competición.

Tipos de formulario:

• El formulario de perfil se utiliza para registrar a cualquier afiliado de nuestra organización deportiva y contiene datos que no varían en el tiempo (nombre, documento de identidad, etc). Una persona puede tener perfil, pero no disponer de licencia ni participante.

• El formulario de licencia recoge la información que habilita a una persona a participar en una competición y que suele variar con el tiempo (tipo de licencia, club, temporada, etc). El formulario de licencia va ligado al formulario de perfil jerárquicamente hablando. Es decir, si no dispone de un perfil creado, no puedes tener licencia. 

• El formulario de participante permite inscribir una licencia en una competición. Está ligado al formulario de licencia jerárquicamente hablando. Es decir, si no dispones de licencia no puedes tener un participante. Y normalmente recoge datos adicionales relacionados directamente con la competición. Un buen ejemplo de ello es el campo dorsal.

En resumen, una persona sin perfil no puede tramitar una licencia, al igual que si no dispone de una licencia no puede inscribirse en una competición (participante). 

Configuración Formulario de Perfil:

Por norma general, sólo va a ser necesario un único formulario para registrar todos los perfiles de tu entidad deportiva, pues recoge la información que no varía de una temporada a otra. 

Para empezar, debes asignar un nombre al formulario y marcar si quieres que se valide la información de forma automática. Es decir, si tienes que revisar la información antes de que un perfil sea validado en tu base de datos. 

Por otro lado, tienes la opción de marcarlo como activo (al desmarcar “Activo” ninguna persona podrá rellenar este formulario). Por último, puedes configurar las fechas durante las que quieres que esté activo.

A continuación debes seleccionar, de la columna de la izquierda, los “Campos disponibles” que quieres que los afiliados rellenen a la hora de dar de alta su perfil en tu entidad deportiva. Para ello, haz clic sobre el campo que quieres añadir, marca si rellenarlo es obligatorio o no, y le das a “Añadir”. Automáticamente este campo pasará a la columna de la derecha: “Campos seleccionados” (Puedes crear más campos desde "Configuración">"Campos").

Configuración Formulario de Licencia

La creación del formulario de licencia presenta algunas diferencias respecto a la creación del formulario de perfil. En primer lugar, puedes fijar, en un mismo formulario, distintos precios según la categoría configurada previamente.

Por otro lado, tienes que asignar el “Formulario superior requerido”. Es el formulario que, en este caso, previamente se ha tramitado para crear el perfil de una persona. El formulario superior requerido depende del nivel en el que nos encontremos. Es decir, para tramitar una licencia el formulario superior requerido es el del perfil. Por otro lado, en el caso de tramitar un participante, el formulario superior requerido es el de la licencia.

Además, la ventaja de utilizar el formulario superior requerido es que en él ya está recogida la información previamente incluida, y de este modo se evita tener que rellenar dos veces la misma información. LEVERADE, automáticamente, la tiene en cuenta.

A continuación, debes añadir los “Campos disponibles” que quieres que tus afiliados rellenen a la hora de tramitar su licencia. Un apunte importante es que nos aparecen como campos disponibles, campos que corresponden al perfil. Estos campos de perfil, en el formulario de licencia, no funcionan como campos que el afiliado deba rellenar en su formulario de licencia (ya los rellenó en el formulario de perfil), sino que al incluirlos actúan como restricción. Por ejemplo, si añades el campo “Sexo” y marcas la opción “Masculino”, sólo personas que hayan rellenado “Masculino” en su formulario de perfil podrán tramitar esta licencia. 

Configuración Formulario de Participante

El formulario de participante sirve para inscribir a los deportistas o el cuerpo técnico en una competición concreta. Al igual que en los formularios anteriores, debes asignarle un nombre, un precio si es necesario y marcarlo como activo si corresponde. En este caso, hay que tener en cuenta que se puede seleccionar más de un formulario superior requerido. Por ejemplo, un formulario de participante para la competición “Primera División”, puede tener como formularios superiores requeridos los formularios de licencia “Juvenil” y “Absoluto”. Por otro lado,  no es necesario rellenar campos adicionales si no los necesitas. En los formularios de Participante lo más común es configurar restricciones que actúan como control, como por ejemplo, que el sexo coincida con la opción de la competición.